Rencontre avec Patrick Cheron, facilitateur expérimenté qui accompagne des équipes de diverses entreprises à adopter les méthodes agiles pour satisfaire au mieux leurs clients. Il nous présente l’agilité et nous explique l’intérêt de l’intégrer dans nos manières de travailler.

La culture agile, comme outil d’organisation, d’engagement et de création de valeur ?

Bureaux and Co : Quel est ton parcours ? 

Patrick : J’ai fait des études de génie mécanique et informatique. Après mon DESS (équivalent DU bac+5) j’ai travaillé dans l’IT (technologie de l’information) en tant qu’ingénieur. Naturellement, dans les années 2000, j’ai pris en charge la gestion de projets quelques années de développement. C’est avec ce nouveau rôle que je me suis intéressé aux méthodes avancées de gestion de projets. Très vite j’ai découvert l’agilité qui était tout à fait adaptée à mon contexte, mais encore trop avancée pour les clients qui se montraient assez réfractaires. C’est un peu plus tard, en 2015 que j’ai réellement commencé à la pratiquer, non plus comme chef de projet mais comme accompagnateur de projet. La différence, me demanderez-vous ? Dans le premier cas, je devais savoir précisément ce qui devait être fait, comment et combien de temps il fallait pour le faire, alors que maintenant je sais ce qui doit être fait mais je laisse le soin à l’équipe que j’encadre de choisir comment elle va le réaliser. Du rôle de chef, je suis devenu facilitateur et j’accompagne les opérationnels à mener leurs missions à bien.

Bureaux and Co : Qu’est-ce-que l’agilité ? Quels sont ses grands préceptes ?

Patrick : On peut simplifier en disant que l’agilité est l’enfant du lean et de l’informatique. Alors qu’est-ce-que le lean ? C’est une méthode inventée par l’entreprise Toyota dans les années 1945-1950 dont l’ambition première est de fournir le plus de valeur possible aux clients tout en réduisant les gaspillages. Cela en améliorant régulièrement les outils de production et en plébiscitant les personnes qui œuvrent quotidiennement à la création du produit. Le fondement initial de cette approche est l’amélioration continue. A savoir, ce sont les salariés qui travaillent tous les jours à leurs missions qui sont les mieux placés pour proposer les mesures à intégrer pour mieux travailler.

L’agilité s’est développée autour des concepts d’apports de valeurs, d’amélioration continue et de remise en cause du périmètre. Elle s’adapte parfaitement à la logique du secteur informatique qui peut facilement et rapidement redéfinir les contours d’un projet afin de saisir les opportunités qui se présentent.

En 2001, des spécialistes se sont retrouvés dans l’Utah (USA) et ont défini les quatre préceptes et les douze principes de l’agilité, que nous appelons encore aujourd’hui le “manifeste agile”.

Ces quatre préceptes sont la base de la culture agile :

• Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils*
• Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive*
• La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle*
• L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan*

*En agilité, la valeur des seconds éléments est reconnue, mais les premiers sont privilégiés.

Aujourd’hui, l’agilité continue son évolution, au-delà des projets informatiques, avec d’autres méthodes comme le management 3.0 qui permet d’accompagner les managers dans leurs transformations agiles.

Bureaux and Co : En quoi est-ce un outil précieux pour les entreprises ?

Patrick : La préciosité de cette approche réside dans le fait que l’entreprise cherche avant tout à fournir le plus de valeur à ses clients. Elle va donc les inclure tout au long du cycle de réalisation du projet, et ainsi bénéficier de leurs retours sur ce qui a été réalisé et collecter leurs attentes pour la suite. Les échanges menés avec les équipes de réalisation sont facilités et le résultat final évolue constamment selon les souhaits des clients. Finalement, cela garantit une grande qualité de service correspondant à la demande des clients.

En amont du projet, l’agilité permet aussi d’aider les clients à définir et clarifier leurs besoins en leur apportant la vision opérationnelle. Ainsi, le projet se construit petit à petit en tenant compte des impératifs des uns et des autres.

Cette relation entretenue durant les différentes phases de réalisation, créé une confiance mutuelle et favorise la fidélisation des clients. Naturellement, ils seront plus enclins à collaborer avec vous sur leurs prochains projets.

Bureaux and Co : En cette période particulière (de post confinement) quels avantages présente cette approche ?

Patrick : L’agilité présente beaucoup d’avantages, à commencer par ceux que je viens de décrire. Toutefois, je crois que le plus grand d’entre eux, pour les entreprises en ce moment, c’est la souplesse de management qu’elle implique. En effet, le manager agile va déléguer la maîtrise du savoir-faire aux collaborateurs, alors que traditionnellement ils se veulent plus contrôlant. Dans ce contexte, où le télétravail est démultiplié, où chaque salarié doit jongler entre ses missions professionnelles et sa vie personnelle, cela est très intéressant de leur laisser de l’autonomie. Les fondements mêmes de l’agilité sont la communication et la confiance, et cela quels que soient les postes et les niveaux hiérarchiques. En plus, de favoriser la libre organisation de chacun, cela facilite la communication entre les collaborateurs et avec les clients, et cela permet d’anticiper les problèmes en les traitant avant qu’ils ne deviennent trop entravant.

Bureaux and Co : Quels conseils peux-tu donner à une entreprise qui souhaiterait intégrer l’agilité dans son process ?

Patrick : Si la culture agile vous intéresse, renseignez-vous auprès de personnes qui ont commencé leur transformation et si vous êtes prêt, faîtes-vous accompagner par un spécialiste ! Pour vous lancer, vous mettre sur les bons rails, vous expliquer les risques et les contraintes, il est essentiel de se faire accompagner pour sortir de sa zone de confort et de voir les choses différemment.

De prime abord, l’agilité est simple à comprendre et peut sembler aussi simple à mettre en œuvre. Pourtant, elle bouleverse complètement les paradigmes auxquels nous sommes habitués. Cela remet en cause, les niveaux hiérarchiques et les organisations de travail. Malgré toute la bonne volonté cela ne s’invente pas de révolutionner la structure d’une entreprise et d’y faire adhérer l’ensemble des équipes. Trop de sociétés font encore l’erreur de croire qu’elles peuvent le faire seules en prenant des outils trouvés sur internet. En règle générale cela se solde par un échec car avant d’appliquer des méthodes il faut avant tout changer d’état d’esprit.

Bureaux and Co : Quel est ton moment préféré dans une gestion de projet agile ?

Patrick : La rétrospective, c’est le moment où tout le monde se pose et réfléchit collectivement sur la façon dont le travail a été mené jusqu’à maintenant. On en organise régulièrement tout au long du projet. C’est un temps idéal pour que chacun s’exprime et que des solutions communes soient trouvées aux problèmes rencontrés. Personnellement j’aime faciliter cet événement et voir les résolutions que l’équipe envisage pour s’améliorer. C’est un moment par et pour l’équipe.

Qu’il s’agisse de grands buts ou de petits achèvements, que cela concerne votre vie professionnelle ou votre vie personnelle, vous vous fixez des objectifs. Pourtant, en dépit de toute votre bonne volonté, une fois soumis aux imprévus du quotidien, ils ne se réalisent pas toujours, ou pas selon les délais que vous aviez planifiés. Découvrez comment palier à cette situation grâce à la matrice Eisenhower !

Distinguez vos priorités !

La première condition pour parvenir à atteindre un objectif est encore d’en avoir un ! Cela peut sembler un peu basique. Et pourtant, avez-vous pris un moment pour lister les ambitions que vous avez et que souhaitez réaliser ? Et sous quelle échéance vous désirez qu’elles deviennent réalité ? Aussi simple que cela puisse paraître c’est pourtant la première étape INDISPENSABLE !

Là où les choses commencent à se complexifier, c’est lorsqu’il faut faire coïncider vos objectifs avec votre quotidien. Ce sont bien souvent les sollicitations extérieures qui parviennent à ralentir votre progression vers votre but, voire à vous en détourner complètement. La plupart du temps, les demandes qui vous sont adressées, vous sont présentées comme étant urgentes ! Mais sont-elles importantes ? C’est là, la primordiale des distinctions à faire…

Les tâches urgentes nécessitent une réaction rapide de votre part, alors que celles qui sont importantes ne demandent pas souvent une attention immédiate mais requièrent un intérêt particulier. En effet, ce sont vos actions importantes qui vous mènent vers l’atteinte de vos plus grandes aspirations. Votre principal moteur doit donc rester l’accomplissement de ces activités.

Adoptez le réflexe Eisenhower

La matrice Eisenhower porte le nom de celui qui l’a mise au point, à savoir M. Dwight D. Eisenhower qui n’est autre que le 34ème Président des Etats-Unis. A la vue de ce qu’il a réussi à mettre au point grâce à cet outil, il est certain qu’il vous sera bénéfique.

L’avantage majeur de cette méthode est qu’elle permet de distinguer les tâches urgentes de celles qui sont importantes et indique comment les traiter. Cela vous fera économiser un temps précieux et également gagner de l’énergie. L’autre intérêt notable, est que vous pouvez l’utiliser à toutes les échelles, aussi bien au niveau individuelle qu’au niveau collectif, et sur le plan professionnel comme sur le plan personnel.

Faites de cette approche, votre nouvelle habitude et vous observerez que vous aurez une plus grande maîtrise du déroulement de vos journées, une meilleure gestion du stress, et surtout plus de temps pour faire ce qui vous tient vraiment à cœur !

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Rencontre avec Rodolphe Asséré entrepreneur qui ne s’embarrasse pas des cases apparentes. Il teste, examine et opte finalement pour ce qui lui servira au mieux à réaliser ses aspirations. Nous l’avons interrogé sur sa méthode de gestion de projet qu’il a mise au point grâce à ses expériences en startup et en grand groupe.

Et si startup et grand groupe s’inspiraient pour créer une nouvelle gestion de projet ?

Bureaux & Co : Startups et grands groupes sont-ils vraiment deux modèles aussi antinomiques qu’il n’y parait ?

Rodolphe : En soi non, car le principe reste le même, à savoir développer un produit pour une cible. Par contre, quand on commence à rentrer dans les détails on se rend très vite compte que oui ces deux modèles sont très différents. Ils ne font rien de la même manière, pour la simple et bonne raison qu’ils n’appréhendent pas leur environnement de la même façon.

Une des différences importantes entre ces deux systèmes, c’est l’échelle de temps à laquelle ils sont soumis. Les startups fonctionnent sur des temporalités très courtes, car bien souvent elles n’ont pas la visibilité nécessaire pour prévoir sur de longues périodes. Les grands groupes, à l’inverse ont une vision précise du long terme, de leur stratégie et de leurs objectifs.

L’autre grande particularité qui distingue les startups et les grands groupes est la manière dont ils vont gérer leurs ressources (humaines, financières, temporelles, …). On sait déjà qu’il n’est pas facile pour une jeune structure n’ayant pas d’autonomie financière de planifier le futur. Dans l’intervalle qui précède la mise sur le marché du produit qu’elle développe, elles vont donc se consacrer à d’autres manières de faire entrer de l’argent dans leur structure. Ceci peut être à double tranchant, puisque se lancer sur d’autres projets nécessite des ressources dont l’entreprise va devoir se doter (ce qui représente des coûts supplémentaires), ou bien impliquent que les moyens déjà présents soient utilisés à d’autres fins que celles auxquelles ils sont initialement destinés (à savoir la mise au point du produit phare de l’entreprise). Ne nous méprenons pas, cette stratégie présente un réel avantage, celui d’allouer aux startups leur capacité d’adaptation, de polyvalence et d’agilité, tant enviées pas les grands groupes.

Bureaux & Co : Que retiens-tu de tes passages dans ces deux univers ?

De mon point de vue, si je devais faire un bilan de mes expériences, il se résumerait aux possibilités d’évolution. Bien qu’étant très différents, les deux univers permettent à ceux qui le souhaitent d’acquérir des compétences techniques et humaines. Dans les deux cas, il est nécessaire de sortir de sa zone de confort.

Dans les startups, l’entreprise va évoluer en même tant que les individus qui y travaillent. C’est hyper excitant et très gratifiant de constater l’impact direct que l’on a sur la structure, aussi bien l’impact positif lorsque les projets sont menés à bien, que l’impact négatif, si les collaborateurs se dispersent trop.

Dans les grands groupes, c’est l’individu qui évolue au sein de la structure grâce aux moyens mis à disposition. C’est très sécurisant d’être dans un environnement structuré, ça permet peut-être de « prendre plus de risques ». Ceci est vrai à condition d’être dans un groupe qui le permette, et cela dépend beaucoup des valeurs et de l’ADN de l’entreprise. Par contre, il faut être vigilant à ne pas se laisser aspirer par ce confort qu’offre les grosses structures et en perdre sa curiosité et son goût de l’initiative, au risque de se trouver dépasser dans son propre métier.

Donc en fait, dans les deux cas évoluer est impératif, dans le premier pour atteindre ses objectifs, et dans le second pour éviter la nécrose.

Bureaux & Co : A ton avis comment les startups et les grands groupes peuvent s’influencer positivement ?

Très simplement en nouant des relations de partenariat. D’ailleurs, la plupart du temps c’est ainsi que cela se passe et que l’influence opère. Ces échanges sont bénéfiques pour les startups et pour les grands groupes.

Généralement, les grosses entreprises font appel aux startups dès lors qu’il s’agit d’acquérir un avantage concurrentiel sur des sujets pointus. L’intérêt de s’adresser à de jeunes et petites structures est d’innover sans disperser ses ressources internes. Cela permet aux grands groupes de rester concentrer sur leur cœur de métier tout en ajoutant des valeurs techniques à leurs offres, et en réduisant leurs coûts de R&D. De l’autre côté, les startups vont pouvoir bénéficier d’un cadre avantageux pour leur développement. Cette expérience va les amener à se structurer, à gagner en crédibilité, et ainsi passer à l’échelon supérieur de croissance.

Bureaux & Co : En ce qui concerne la gestion de projet, comment résumerais-tu cette nouvelle forme de gestion de projet ?

En un mot je qualifierai cette gestion de projet d’équilibrée. Si on combine la vision du grand groupe, à la précision de la startup on obtient une efficience dans la gestion de projet inégalée. Si je schématise, c’est un peu comme si vous partiez en bateau, vous prendrez nécessairement un outil pour vous repérer, et à ce moment-là vous choisirez celui qui vous permet de fixer votre cap et dans le même temps qui vous offre une exactitude au degré près. C’est cela même la gestion de projet qui repose sur le meilleur des grands groupes et des startups.

C’est un process qui accorde une grande agilité en combinant la capacité de recul des grosses structures et la puissance opérationnelle des petites sociétés. Cette façon de gérer les projets est transposable dans tous les paradigmes et présente de nombreux bénéfices. Une fois mise en œuvre, elle permet une adaptation rapide face aux imprévus (tout en minimisant l’impact négatif que cela peut avoir), et permet même de les anticiper. Autant dire, que dans la gestion de projet c’est un réel atout !

Bureaux & Co : Sur quel(s) autre(s) sujet(s) les startups et les grands groupes pourraient tirer profit du monde de l’autre ?

C’est une question intéressante ! Je pense qu’il n’y a pas vraiment de limites à l’influence que peuvent avoir ces deux mondes l’un sur l’autre, mais que beaucoup de ces choses sont encore à inventer.

Là où je sais déjà que les rencontres de l’un et de l’autre sont intéressantes, c’est :

• Sur la phase de réponse aux appels d’offres pour tous les avantages dont j’ai pu parler plus haut. Cela apporte un vrai plus aux clients, qui se sentent rassurés de s’adresser à des professionnels qui connaissent leur écosystème et qui ont l’intelligence de s’allier pour aller plus loin, et faire une proposition à plus forte valeur ajoutée. Ça donne une vraie crédibilité aux deux acteurs.
• Sur tout ce qui relève de l’aménagement d’espace où je suis certain qu’il y a un équilibre à trouver entre le bureau individuel et le total open space. Un entre deux qui permettrait un plus grand rapprochement des équipes, qui faciliterait les partages, et en même temps qui garantirait une certaine confidentialité entre deux personnes.
• Sur l’animation des communautés, (et j’entends par là aussi bien les collaborateurs que les clients) pour créer un véritable écosystème autour de l’entreprise. Ce qui va devenir incontournable, notamment avec l’arrivée des milléniales (les générations nées après 2000) sur le marché du travail qui cherchent à vivre des expériences. Cela les startups l’on très bien compris avec la création des postes d’office manager et d’happiness officer, les grands groupes pourraient s’en inspirer et ajouter le cadre nécessaire pour éviter les dérives (qui peuvent malheureusement émerger de cette quête de bonheur absolu au travail).

Il y a bien d’autres sujets sur lesquels il y aurait à gagner de s’inspiraient de ces deux modèles, et je pense que pour avoir des pistes, il suffit de commencer par étudier les grands noms qui sont passés de l’un à l’autre, comme par exemple Jeff Bezos (Amazon), ou Elon Musk (Tesla), ou simplement Bill Gates (Microsoft), et même dans un autre registre Oprah Winfrey.

Bureaux & Co : Un mot pour la fin ?

Soyez curieux, appropriez-vous les modèles qui vous parlent, et surtout faîtes-vous confiance !