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[Interview] Découvrez l’intérêt de l’agilité !

Rencontre avec Patrick Cheron, facilitateur expérimenté qui accompagne des équipes de diverses entreprises à adopter les méthodes agiles pour satisfaire au mieux leurs clients. Il nous présente l’agilité et nous explique l’intérêt de l’intégrer dans nos manières de travailler.

La culture agile, comme outil d’organisation, d’engagement et de création de valeur ?

Technique agile avec des Lego

Bureaux and Co : Quel est ton parcours ? 

Patrick : J’ai fait des études de génie mécanique et informatique. Après mon DESS (équivalent DU bac+5) j’ai travaillé dans l’IT (technologie de l’information) en tant qu’ingénieur. Naturellement, dans les années 2000, j’ai pris en charge la gestion de projets quelques années de développement. C’est avec ce nouveau rôle que je me suis intéressé aux méthodes avancées de gestion de projets. Très vite j’ai découvert l’agilité qui était tout à fait adaptée à mon contexte, mais encore trop avancée pour les clients qui se montraient assez réfractaires. C’est un peu plus tard, en 2015 que j’ai réellement commencé à la pratiquer, non plus comme chef de projet mais comme accompagnateur de projet. La différence, me demanderez-vous ? Dans le premier cas, je devais savoir précisément ce qui devait être fait, comment et combien de temps il fallait pour le faire, alors que maintenant je sais ce qui doit être fait mais je laisse le soin à l’équipe que j’encadre de choisir comment elle va le réaliser. Du rôle de chef, je suis devenu facilitateur et j’accompagne les opérationnels à mener leurs missions à bien.

Bureaux and Co : Qu’est-ce-que l’agilité ? Quels sont ses grands préceptes ?

Patrick : On peut simplifier en disant que l’agilité est l’enfant du lean et de l’informatique. Alors qu’est-ce-que le lean ? C’est une méthode inventée par l’entreprise Toyota dans les années 1945-1950 dont l’ambition première est de fournir le plus de valeur possible aux clients tout en réduisant les gaspillages. Cela en améliorant régulièrement les outils de production et en plébiscitant les personnes qui œuvrent quotidiennement à la création du produit. Le fondement initial de cette approche est l’amélioration continue. A savoir, ce sont les salariés qui travaillent tous les jours à leurs missions qui sont les mieux placés pour proposer les mesures à intégrer pour mieux travailler.

L’agilité s’est développée autour des concepts d’apports de valeurs, d’amélioration continue et de remise en cause du périmètre. Elle s’adapte parfaitement à la logique du secteur informatique qui peut facilement et rapidement redéfinir les contours d’un projet afin de saisir les opportunités qui se présentent.

En 2001, des spécialistes se sont retrouvés dans l’Utah (USA) et ont défini les quatre préceptes et les douze principes de l’agilité, que nous appelons encore aujourd’hui le “manifeste agile”.

Ces quatre préceptes sont la base de la culture agile :

  • Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils*
  • Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive*
  • La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle*
  • L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan*

*En agilité, la valeur des seconds éléments est reconnue, mais les premiers sont privilégiés.

Aujourd’hui, l’agilité continue son évolution, au-delà des projets informatiques, avec d’autres méthodes comme le management 3.0 qui permet d’accompagner les managers dans leurs transformations agiles.

Bureaux and Co : En quoi est-ce un outil précieux pour les entreprises ?

Patrick : La préciosité de cette approche réside dans le fait que l’entreprise cherche avant tout à fournir le plus de valeur à ses clients. Elle va donc les inclure tout au long du cycle de réalisation du projet, et ainsi bénéficier de leurs retours sur ce qui a été réalisé et collecter leurs attentes pour la suite. Les échanges menés avec les équipes de réalisation sont facilités et le résultat final évolue constamment selon les souhaits des clients. Finalement, cela garantit une grande qualité de service correspondant à la demande des clients.

En amont du projet, l’agilité permet aussi d’aider les clients à définir et clarifier leurs besoins en leur apportant la vision opérationnelle. Ainsi, le projet se construit petit à petit en tenant compte des impératifs des uns et des autres.

Cette relation entretenue durant les différentes phases de réalisation, créé une confiance mutuelle et favorise la fidélisation des clients. Naturellement, ils seront plus enclins à collaborer avec vous sur leurs prochains projets.

Bureaux and Co : En cette période particulière (de post confinement) quels avantages présente cette approche ?

Patrick : L’agilité présente beaucoup d’avantages, à commencer par ceux que je viens de décrire. Toutefois, je crois que le plus grand d’entre eux, pour les entreprises en ce moment, c’est la souplesse de management qu’elle implique. En effet, le manager agile va déléguer la maîtrise du savoir-faire aux collaborateurs, alors que traditionnellement ils se veulent plus contrôlant. Dans ce contexte, où le télétravail est démultiplié, où chaque salarié doit jongler entre ses missions professionnelles et sa vie personnelle, cela est très intéressant de leur laisser de l’autonomie. Les fondements mêmes de l’agilité sont la communication et la confiance, et cela quels que soient les postes et les niveaux hiérarchiques. En plus, de favoriser la libre organisation de chacun, cela facilite la communication entre les collaborateurs et avec les clients, et cela permet d’anticiper les problèmes en les traitant avant qu’ils ne deviennent trop entravant.

Bureaux and Co : Quels conseils peux-tu donner à une entreprise qui souhaiterait intégrer l’agilité dans son process ?

Patrick : Si la culture agile vous intéresse, renseignez-vous auprès de personnes qui ont commencé leur transformation et si vous êtes prêt, faîtes-vous accompagner par un spécialiste ! Pour vous lancer, vous mettre sur les bons rails, vous expliquer les risques et les contraintes, il est essentiel de se faire accompagner pour sortir de sa zone de confort et de voir les choses différemment.

De prime abord, l’agilité est simple à comprendre et peut sembler aussi simple à mettre en œuvre. Pourtant, elle bouleverse complètement les paradigmes auxquels nous sommes habitués. Cela remet en cause, les niveaux hiérarchiques et les organisations de travail. Malgré toute la bonne volonté cela ne s’invente pas de révolutionner la structure d’une entreprise et d’y faire adhérer l’ensemble des équipes. Trop de sociétés font encore l’erreur de croire qu’elles peuvent le faire seules en prenant des outils trouvés sur internet. En règle générale cela se solde par un échec car avant d’appliquer des méthodes il faut avant tout changer d’état d’esprit.

Bureaux and Co : Quel est ton moment préféré dans une gestion de projet agile ?

Patrick : La rétrospective, c’est le moment où tout le monde se pose et réfléchit collectivement sur la façon dont le travail a été mené jusqu’à maintenant. On en organise régulièrement tout au long du projet. C’est un temps idéal pour que chacun s’exprime et que des solutions communes soient trouvées aux problèmes rencontrés. Personnellement j’aime faciliter cet événement et voir les résolutions que l’équipe envisage pour s’améliorer. C’est un moment par et pour l’équipe.

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Le guide des résidents Bureaux & Co à l’heure du confinement !

La date du 30 octobre 2020 marque le début de la période de confinement. Nous sommes heureux de vous retrouver pour traverser, ensemble, cette transition. A compter de cette date, l’ensemble de nos services sont assurés. Bien entendu, cela, dans le respect des directives et des préconisations dictées par le gouvernement.

Voici donc très chers utilisateurs les mesures mises en place pour vous accueillir !

Être résident au moment du déconfinement

Dans les espaces communs

👉 Le port du masque sera obligatoire

👉 Le marquage au sol indiquant les distances de sécurité devra être respecté

👉 L’utilisation du gel hydroalcoolique que vous trouverez en l’entrée du bâtiment et à l’accueil

👉 La distanciation physique devra être absolument respectée

👉 Le nombre de personnes dans les ascenseurs devra être limité pour respecter la distanciation physique

👉  Les portes seront maintenues en position ouverte (afin d’éviter de les manipuler)

* Nous invitons d’ailleurs les entreprises présentent sur site à respecter ces mêmes consignes au sein de leurs espaces de travail.

Dans les espaces cuisine 🍽

👉 La distanciation physique devra être absolument respectée

👉 L’utilisation des réfrigérateurs ne sera possible que pour stocker les repas du jour (au préalablement emballés par vos soins)

👉 Les distributeurs de boissons ne pourront être utilisés qu’avec des gants (et avec l’utilisation du paiement sans contact de préférence)

👉 Les micro-ondes ne pourront être utilisés qu’avec des gants et chaque utilisateur devra désinfecter la poignée et les boutons après s’en être servi

⛔️ Aucun ustensile de cuisine ne sera à disposition

Dans les espaces de coworking  💭

👉 Le port du masque sera obligatoire

👉 La distanciation physique devra être absolument respectée

 

Pour vos bureaux privatifs nous vous préconisons

👉 Le nettoyage des bureaux régulièrement. Il est prévu qu’il soit maintenu à la fréquence de passage que vous avez déterminé dans vos contrats et dans les mêmes conditions (l’augmentation du nombre de passages sera possible sur demande).

👉 L’ aération régulière des bureaux

👉 Le respect de la distanciation sociale

 

Pour les salles de réunion

👉 Leur capacité maximale sera divisée par deux

 

Nous nous engageons à vos côtés !

Nous mettons un point d’honneur à faire en sorte que cette période se passe du mieux possible pour nous tous. Aussi nous veillerons au quotidien à :

👉 Mettre à disposition du gel hydroalcoolique à l’entrée du bâtiment, ainsi qu’à l’accueil

👉 Faire un “nettoyage-désinfection” des surfaces et des objets régulièrement touchés (comme les rampes d’escaliers, les interrupteurs, les poignées de portes, les écrans tactiles, les appareils de paiement, les bornes d’accueil,…). Cela deux fois par jour à l’aide de produits nettoyant contenant un tensio-actif.

👉 Vider et désinfecter les réfrigérateurs tous les soirs

👉 Contrôler le nombre des personnes présentent dans les espaces communs afin de respecter les règles de distanciation sociale

👉 Rester à votre écoute et ouvert à vos suggestions

 

Bonne reprise à vous tous !

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La matrice Eisenhower : le secret pour réaliser vos ambitions !

Qu’il s’agisse de grands buts ou de petits achèvements, que cela concerne votre vie professionnelle ou votre vie personnelle, vous vous fixez des objectifs. Pourtant, en dépit de toute votre bonne volonté, une fois soumis aux imprévus du quotidien, ils ne se réalisent pas toujours, ou pas selon les délais que vous aviez planifiés. Découvrez comment palier à cette situation grâce à la matrice Eisenhower !

L'étape préalable à la matrice Eisenhower

Distinguez vos priorités !

La première condition pour parvenir à atteindre un objectif est encore d’en avoir un ! Cela peut sembler un peu basique. Et pourtant, avez-vous pris un moment pour lister les ambitions que vous avez et que souhaitez réaliser ? Et sous quelle échéance vous désirez qu’elles deviennent réalité ? Aussi simple que cela puisse paraître c’est pourtant la première étape INDISPENSABLE !

Là où les choses commencent à se complexifier, c’est lorsqu’il faut faire coïncider vos objectifs avec votre quotidien. Ce sont bien souvent les sollicitations extérieures qui parviennent à ralentir votre progression vers votre but, voire à vous en détourner complètement. La plupart du temps, les demandes qui vous sont adressées, vous sont présentées comme étant urgentes ! Mais sont-elles importantes ? C’est là, la primordiale des distinctions à faire…

Les tâches urgentes nécessitent une réaction rapide de votre part, alors que celles qui sont importantes ne demandent pas souvent une attention immédiate mais requièrent un intérêt particulier. En effet, ce sont vos actions importantes qui vous mènent vers l’atteinte de vos plus grandes aspirations. Votre principal moteur doit donc rester l’accomplissement de ces activités.

Adoptez le réflexe Eisenhower

La matrice Eisenhower porte le nom de celui qui l’a mise au point, à savoir M. Dwight D. Eisenhower qui n’est autre que le 34ème Président des Etats-Unis. A la vue de ce qu’il a réussi à mettre au point grâce à cet outil, il est certain qu’il vous sera bénéfique.

L’avantage majeur de cette méthode est qu’elle permet de distinguer les tâches urgentes de celles qui sont importantes et indique comment les traiter. Cela vous fera économiser un temps précieux et également gagner de l’énergie. L’autre intérêt notable, est que vous pouvez l’utiliser à toutes les échelles, aussi bien au niveau individuelle qu’au niveau collectif, et sur le plan professionnel comme sur le plan personnel.

Faites de cette approche, votre nouvelle habitude et vous observerez que vous aurez une plus grande maîtrise du déroulement de vos journées, une meilleure gestion du stress, et surtout plus de temps pour faire ce qui vous tient vraiment à cœur !

 

La matrice Eisenhower et ses quadrants !
La matrice Eisenhower et ses quadrants indiquant le traitement des actions selon leur urgence et leur importance.

 

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